Beginnen de archiefdozen op kantoor zich op te stapelen en kan je niets meer terugvinden in de archiefkasten? Dan is het tijd om eens te kijken wat er weg kan. Zo’n klus kost best wel even tijd, maar uiteindelijk zal je profiteren van alle ruimte die je er op kantoor voor terugkrijgt. Bovendien zal je belangrijke documenten veel sneller terug kunnen vinden in een opgeruimde archiefkast. Wil je weten waar je rekening mee moet houden bij het weggooien van archiefmateriaal? In dit artikel geven we je 3 handige tips.
1. Aan de slag met opruimen
Helaas kun je er niet omheen: wil je je archieven opruimen, dan zal je alle documenten stuk voor stuk moeten bekijken. Wanneer je begint aan deze opruimtaak kun je het beste twee stapels maken op je bureau. Zo kun je de documenten die je wilt bewaren scheiden van dat wat weg kan.
Je zult je misschien wel eens hebben afgevraagd wat het beste moment is om je archieven op te ruimen. De periode waarin je je jaarlijkse belastingaangifte gaat doen is bijvoorbeeld een goed moment. Dit is namelijk de tijd waarin je verschillende papieren documenten zult moeten raadplegen. Na het opruimen heb je ze meteen bij de hand. Zie je op tegen het in één keer opruimen van je volledige archief? Dan kun je er ook voor kiezen om het opruimen te faseren en bijvoorbeeld met één archieflade te beginnen, of zelfs iedere dag één archiefmap op te ruimen aan het einde van de werkdag.
2. Let op de regelgeving
Ben je zover en ga je vertrouwelijk papier uit de archieven wegdoen, dan is het belangrijk om rekening te houden met de regelgeving rondom bedrijfsafval. Vertrouwelijk papier dat bij het afval terecht komt mag bijvoorbeeld wel nietjes of paperclips bevatten, maar niet in ordners worden weggegooid. Ook carbonpapier dient te worden gescheiden van het papierafval. Je kunt ervoor kiezen om het papierafval zelf te vernietigen en naar een stortplaats te brengen, of je kunt kiezen voor een ophaalservice die het vertrouwelijk papier op de juiste manier voor je afvoert. Ook kun je al je andere bedrijfsafval laten ophalen.
3. Rolcontainer voor vertrouwelijk papier
Is alles weer opgeruimd en kun je beginnen met een schone lei? Dan wil je natuurlijk het liefst voorkomen dat die documenten in de archiefkasten zich weer beginnen op te stapelen. Voor alle vertrouwelijke documenten die je direct weg wilt gooien kun je een vertrouwelijk papier container huren. Dit zijn extra beveiligde rolcontainers die op vaste dagen voor je leeggehaald worden. De documenten worden vervolgens op een vertrouwelijke manier vernietigd. Zo weet je zeker dat het vertrouwelijk papier in goede handen is en je er zelf geen omkijken meer naar hebt.
Het lijkt van tevoren misschien een hele klus, maar als je klaar bent voelt je kantoor weer lekker opgeruimd. Veel succes vast!
