Bij complexe projecten is het ondoenlijk om te starten met de werkzaamheden zonder het hele procesverloop goed voor te bereiden. De kans is groot dat er fouten worden gemaakt, dingen worden vergeten waardoor de projecten niet op tijd af zijn. Daarom wordt er bij grote projecten eerst een plan van aanpak geschreven. Dat is een beschrijving, waar alle stappen, die nodig zijn om het project te realiseren tot in het kleinste detail in worden beschreven. Voorafgaand aan de start van het project moeten alle betrokken partijen akkoord gaan met dit plan.
Vraagstelling
Het eerste deel van een plan van aanpak bestaat uit de beschrijving van de vraag die door de opdrachtgever wordt gesteld. Dat betekent dat wordt uitgelegd wat de aanleiding is om het project te starten en welk probleem er moet worden opgelost. Daar kom je achter door gesprekken te voeren met de opdrachtgever. Vervolgens wordt de vraag vertaald naar een opdrachtbeschrijving. Het is goed om in de opdrachtbeschrijving ook de kaders vast te leggen van de opdracht. Dan weet je precies welke dingen wel en niet bij het project horen.
Activiteitenlijst
Als de opdrachtbeschrijving is goedgekeurd door de opdrachtgever, kan deze worden omgezet naar een procesbeschrijving. Daar staat precies in welke activiteiten er moeten worden uitgevoerd in welke volgorde. Het is goed om daarbij aan te geven welke activiteiten afhankelijk zijn van elkaar, want dat heeft consequenties voor de volgorde waarin activiteiten worden uitgevoerd. Andere belangrijke onderdelen van de activiteitenlijst zijn benoemen wie voor elke stap verantwoordelijk is, hoeveel tijd met elke stap gemoeid is en wat de kosten zijn.
Afspraken vastleggen
Als de activiteitenlijst door iedereen is goedgekeurd moet de voortgang worden vastgelegd. Dat gebeurt in gesprekken met alle betrokken partijen. Tijdens deze gesprekken moet ook worden gesproken over de risico’s van het project, en hoe daarmee wordt omgegaan. Dat is essentieel om te voorkomen dat partners zich door onverwachte gebeurtenissen gedurende een project terugtrekken. Dat is onwenselijk, want dan kan het project mislukken. Als het om een heel ingewikkeld project gaat, is het goed om het plan van aanpak te beëindigen met een samenvatting.
