Bij professionele bedrijven is het pand vaak voorzien van een receptie waar klanten terecht kunnen met vragen, opmerkingen of een afspraak. De taken van een receptionist(e) lijken eenvoudig. Ze zitten immers de gehele dag op een stoel en tikken enkele informatie in op de computer.
Toch voert een receptionist(e) veel meer uit dan de klanten zien. Het tikken van informatie is vaak essentieel voor het gehele bedrijf, waardoor de receptionist(e) vaak een grote verantwoordelijkheid draagt. Benieuwd naar de specifieke taken van een receptionist(e)? Lees snel verder.
Telefoonverkeer
Een succesvolle onderneming krijgt dagelijks talloze telefoontjes van andere ondernemingen, klanten en leveranciers. Per telefoon wordt vaak belangrijke informatie uitgewisseld. Achter de receptie zullen de telefoontjes worden aangenomen en wordt de informatie verwerkt in het systeem. Daarbij is het essentieel om als receptionist(e) vriendelijk te blijven, korte wachttijden te realiseren en de verzoeken af te handelen.
Planning
Indien er afspraken worden gemaakt, dit kan zijn met een klant, leverancier of andere onderneming, is het belangrijk om de afspraak te verwerken in een goede planning. Hierdoor loopt de onderneming tegen weinig problemen aan.
Administratie
Het is uiteraard mogelijk dat het rustig is bij de ingang. Indien dit het geval is, wordt de receptionist(e) regelmatig opgeroepen om te helpen bij de administratie. Hierbij is het mogelijk dat onder meer de facturatie of tijdsregistratie geregeld moet worden.
Communicatie
Een grote onderneming heeft meestal veel werknemers die ieder een andere taak uitvoeren. De taken zullen samen leiden tot een succesvolle onderneming. Hierbij is het echter van groot belang dat de werknemers onderling goed met elkaar communiceren, zodat er geen onnodige taken worden uitgevoerd en er tijd verloren gaat. De receptionist(e) is het tussenpersoon in de communicatie.
Bezoekersregistratie
Binnenlopende klanten of bezoekers moeten, dankzij de Arbowet, worden geregistreerd. Indien er een calamiteit plaatsvindt, is de onderneming in staat om aan te tonen hoeveel en welke mensen zich bevinden in het pand. Inmiddels wordt de bezoekersregistratie uitgevoerd door virtuele receptie, maar veel ondernemingen doen het nog op de ouderwetse manier, waarbij de registratie de taak van de receptionist(e) is.
