Het zal je misschien niet zijn ontgaan. De vele ontslagen bij organisaties vanwege grensoverschrijdend gedrag. Als Raad van Toezicht kan je hier, zeker door het huidige politieke klimaat, mee in aanraking komen. Goed voorbereid zijn om direct te kunnen handelen is daarom een pre. Nu het aanpakken van wangedrag hoog op de agenda staat is het goed om te weten welke rol de RvT hierin speelt.
Schep een vertrouwelijke sfeer op de werkvloer
De berichten die onlangs in de media zijn verschenen gaan om situaties waarbij de vrouwen voor een indirecte weg hebben gekozen om het te melden. Gewoonlijk komen zulke meldingen binnen bij de Raad van Toezicht, maar als het vertrouwen in de interne organisatie laag is zullen slachtoffers hun verhaal elders als eerste doen. Als je meer algemene informatie wilt weten over wat een toezichthouder doet kan je hier alles vinden over: wat is een toezichthouder.
De taak aan het RvT is dus om te zorgen dat mensen het bestuur en andere betrokkenen betrouwbaar zijn, als zodanig worden waargenomen en dat de middelen die gedupeerden kunnen gebruiken om grensoverschrijdend gedrag te melden beschikbaar en toegankelijk zijn. In eerste instantie kan er worden gewerkt aan de bedrijfscultuur waarmee je al een groot deel van dit vraagstuk tackelt.
Een gezonde interne bedrijfsvoering is om die reden van belang. In de eerste plaats is daar natuurlijk het bestuur voor verantwoordelijk, maar daarnaast is de Raad van Toezicht, de aangestelde vertrouwenspersoon en alle medewerkers daarvoor verantwoordelijk. Op iedere laag van de onderneming kan zowel een betrouwbaar dan wel een negatief beeld voor omstanders worden gewekt waardoor het naleven van de regels omtrent gepast gedrag tot in de haarvaten uitgevoerd zal moeten worden. Een veilige omgeving zal moeten worden gecreëerd waar ieder zich prettig voelt. Dit geldt niet enkel voor het voorkomen van seksueel grensoverschrijdende gedragingen, maar tevens om rassendiscriminatie, onheus oordelen over seksuele voorkeur en zelfs pesten of agressie. Al met al is het doel dat ongepast gedrag dat kan leiden tot sociale of psychische klachten tot een minimum wordt beperkt.
Preventie van grensoverschrijdend gedrag
Er is naast de wettelijke verantwoordelijkheid voor de werkgever om een vertrouwelijke werkomgeving te scheppen ook de verantwoordelijkheid voor de rest van het bestuur en de toezichthouders. De regels hiervoor zijn in de governance codes per sector aangegeven. Vanuit dit oogpunt draagt de Raad van Toezicht de verantwoordelijkheid om de werkvloer veilig te houden. Er zal moeten worden toegezien of er een uitvoerbaar en degelijk preventief beleid wordt opgesteld en dat dit intern wordt nageleefd. De integriteitscode en andere gedragsregels zullen moeten worden vastgesteld en zo concreet mogelijk moeten worden gemaakt.
Om het beleid van het papier op de werkvloer te krijgen is het noodzakelijk dat er volop voorbeelden van situaties worden gegeven. Motiveer mensen om over de inhoud te spreken, zowel de raadsleden, de bestuursleden, maar ook de werknemers. Maak duidelijk wat voor organisatie je wilt zijn en wat deze moet uitstralen. Wat tolereer je wel en wat niet op de werkvloer?
Omgaan met klachten en de commissie
Indien een medewerker een probleem heeft moet die ergens een klacht kunnen indienen. Dat kan iemand op verschillende manieren doen. Via de klachtenregeling is dat bijvoorbeeld mogelijk. Daarin staat wat er gedaan moet worden bij verschillende soorten klachten. Een benoemde klachtencommissie gaat vervolgens met de ingediende klachten aan de slag. Deze commissie kan zowel intern als extern aangesteld zijn. Bij grote organisaties is het gebruikelijk dat de leden voor zo’n klachtencommissie met de afdeling Human Resources wordt overlegd. Bij een kleinere instellingen, bijvoorbeeld die actief zijn in de sector cultuur, heeft de functionaris daar veelal te weinig tijd noch middelen voor. Om deze situatie te tackelen kan er een onafhankelijke externe partij voor worden ingeschakeld.
